Tất cả những người không mang quốc tịch Nhật sống ở Nhật đều phải đăng ký trong vòng 90 ngày kể từ khi đến Nhật Bản, và sẽ được cấp một “Thẻ đăng ký người nước ngoài” (Alien Registration Card - Gaikokujin Touroku Shoumeiso). Thẻ này sẽ đóng vai trò giấy chứng minh của bạn trong thời gian sống tại Nhật. Sau khi được cấp, bạn phải luôn luôn mang thẻ theo người thay cho hộ chiếu và trình thẻ khi được yêu cầu. Khi bạn hoàn thành khóa học trở về nước, bạn phải trả lại thẻ này cho nhân viên làm thủ tục xuất nhập cảnh tại sân bay. Tuy nhiên, nếu bạn ra khỏi Nhật với giấy phép tái nhập cảnh, bạn cần mang theo thẻ này khi rời Nhật Bản.
1. Thủ tục đăng ký
Ðể đăng ký, bạn phải trực tiếp đến văn phòng hành chính địa phương nơi bạn cư trú. Ở một số trường, bộ phận phụ trách sinh viên quốc tế giúp sinh viên mới đi đăng ký bằng cách tổ chức đi chung có cử người hướng dẫn. Tại nơi đăng ký, bạn phải làm các công việc sau:
1. Điền vào "Ðơn xin đăng ký người nước ngoài”
2. Nộp đơn cùng với hai ảnh (cỡ 4,5cm x 3,5cm, mới chụp trong vòng 6 tháng)
3. Xuất trình hộ chiếu (có giấy nhập cảnh tại sân bay)
4. Đăng ký chữ ký mẫu (hay lấy dấu vân tay)
Bạn sẽ được cấp thẻ đăng ký người nước ngoài trong vòng hai tuần kể từ ngày nộp đơn. Trong trường hợp bạn cần có đăng ký người nước ngoài trước thời hạn hai tuần để làm các thủ tục khác như mở tài khoản, bạn có thể xin cấp giấy chứng nhận tạm thời. Bạn sẽ khai vào một mẫu đơn khác, nộp lệ phí và ngay hôm sau sẽ có giấy này.
Thủ tục xin cấp lại và điều chỉnh thông tin trên thẻ
Trong trường hợp bạn bị mất thẻ hay có thay đổi gì về 1) chỗ ở, 2) tư cách cư trú, 3) thời hạn cư trú, 4) quốc tịch, 5) tên, bạn sẽ phải trực tiếp đến văn phòng quận hay thành phố nơi cư trú để thông báo trong vòng 14 ngày kể từ khi bị mất thẻ hay thay đổi thông tin.
2. Tham gia bảo hiểm y tế
Nhất thiết phải có bảo hiểm sức khoẻ phòng trường hợp bị bệnh hay bị thương vì chi phí y tế ở Nhật rất cao. Ví dụ, chữa một chiếc răng sâu có thể tốn tới vài chục ngàn yên, trong khi điều trị một tuần vì bệnh ruột thừa có thể hết 300 đến 400 ngàn yên. Các du học sinh sang Nhật học từ 1 năm trở lên có nghĩa vụ tham gia chương trình Bảo hiểm sức khoẻ quốc dân (National Health Insurance - Kokumin Kenko Hoken). Thủ tục tham gia được tiến hành ở phòng Bảo hiểm sức khoẻ quốc dân (National Health Insurance Section - Kokumin Kenko Hokenka) thuộc văn phòng quận, thành phố nơi bạn cư trú. Khi đi làm đăng ký người nước ngoài, bạn nên làm luôn thủ tục Bảo hiểm sức khỏe quốc dân này. Sau khi hoàn thành thủ tục thì bạn sẽ trả tiền phí bảo hiểm hàng tháng. Du học sinh, trên cơ sở khai báo là người không có thu nhập, sẽ được giảm giá tiền phí bảo hiểm hàng tháng khoảng 60%.

Trên cơ sở tham gia chương trình Bảo hiểm sức khoẻ quốc dân, bạn sẽ được cấp một Thẻ bảo hiểm sức khoẻ (Health Insurance Card - Hokensho). Khi bạn điều trị bệnh, bạn sẽ chỉ phải trả 30% số tiền điều trị. Hơn nữa, khi tham gia chương trình này, bạn còn được hoàn lại 80% chi phí đã chi trả theo chính sách hỗ trợ đối với sinh viên quốc tế do AIEJ thực hiện. Như vậy, bạn sẽ chỉ phải trả 6% chi phí điều trị thực. Ngoài ra trong trường hợp bạn vào viện và tiền điều trị quá cao, bạn có thể được trả số tiền điều trị vượt quá số tiền giới hạn mà bạn có khả năng trả được hoặc bạn cũng có thể được vay tiền để thanh toán tiền điều trị. Nếu bạn thay đổi tên, điạ chỉ, chủ gia đình v.v… bạn phải thông báo cho Phòng Bảo hiểm sức khoẻ quốc dân biết ngay trong vòng 14 ngày kể từ ngày thay đổi. Khi thông báo thay đổi này cần phải mang theo thẻ bảo hiểm và thẻ đăng ký người nước ngoài.
3. Mở tài khoản ngân hàng
Ở Nhật, hầu hết mọi giao dịch tiền bạc đều thông qua tài khoản cá nhân (nhận học bổng, chuyển nộp học phí, gửi-nhận tiền, mua-bán...). Vì vậy việc quan trọng tiếp theo là bạn phải mở một tài khoản ở ngân hàng (bank account - ginko koza).
Chọn ngân hàng.
Thường có chi nhánh của nhiều ngân hàng hoạt động ở địa phương bạn ở, bạn có thể tuỳ chọn một trong số đó để mở tài khoản. Tuy nhiên, tốt nhất, bạn nên tham khảo ý kiến các sinh viên đi trước hay nhân viên tư vấn ở trường để lựa chọn ngân hàng thích hợp.
Thủ tục mở tài khoản.
Bạn chỉ có thể mở tài khoản khi đã có địa chỉ cư trú ổn định. Trực tiếp đến tại quầy giao dịch của ngân hàng để làm những thủ tục sau:
Khai và nộp đơn xin mở tài khoản.
1. Xuất trình hộ chiếu, thẻ đăng ký người nước ngoài (có thể nộp giấy chứng nhận tạm thời nếu chưa có thẻ đăng ký).
2. Đăng ký chữ ký (hoặc con dấu cá nhân nếu bạn có).
3. Nộp một khoản tiền đặt cọc vào tài khoản (ví dụ 100 yên).
Bạn sẽ nhận được ngay sổ tài khoản (bank-book) và một thẻ rút tiền (cash card, ATM card) sau chừng một tuần. Thẻ rút tiền cho phép bạn thực hiện các giao dịch rút tiền, nạp tiền, chuyển tiền, kiểm tra tình hình tài khoản… rất thuận tiện. Một số ngân hàng hiện nay cung cấp dịch vụ ngân hàng qua mạng. Bạn có thể đăng ký sử dụng dịch vụ này.
4. Liên hệ với Đại sứ quán
Trong thời gian học ở Nhật, sẽ có trường hợp bạn phải làm các thủ tục cần thiết thông qua Đại sứ quán Việt Nam tại Nhật Bản - cơ quan đại diện của nhà nước Việt Nam, bảo vệ quyền lợi cho công dân Việt Nam khi đang ở nước ngoài. Vì vậy ngay sau khi đến Nhật Bản, bạn hãy liên lạc tới Ðại sứ quán Việt Nam tại Tokyo hoặc Tổng Lãnh sự quán tại Việt Nam tại Osaka theo các địa chỉ sau. Trong vòng một tuần sau khi tới Nhật Bản, bạn cần nộp các giấy tờ sau cho Đại sứ quán (qua bộ phận Quản lý sinh viên) hay Tổng Lãnh sự quán:
1. Quyết định cử đi học nước ngoài - do cơ quan chủ quản (Bộ hoặc cơ quan tương đương ở Việt Nam) cấp
2. Thông tin về cá nhân bạn (trường bạn học, thời gian học, địa chỉ nơi cư trú, địa chỉ liên lạc,…)
3. Báo cáo sơ bộ theo mẫu số 2 (chỉ áp dụng với lưu học sinh theo diện ngân sách nhà nước).
Trong các trường hợp sau đây bạn cần phải liên lạc để làm thủ tục ở Đại sứ quán:
1. Hộ chiếu hết hạn
2. Mất hộ chiếu, hộ chiếu rách nát, hết trang
3. Đăng ký kết hôn
4. Xin gia hạn thời gian học và nghiên cứu ở Nhật Bản

5. Liên hệ với cộng đồng sinh viên Việt Nam
Sau khi đến Nhật Bản, bạn nên tìm cách liên hệ với cộng đồng sinh viên Việt Nam. Bạn có thể học hỏi được nhiều kinh nghiệm, nhận được sự hướng dẫn và giúp đỡ ban đầu về mọi mặt từ các sinh viên sang trước. Tốt nhất, trước tiên bạn hãy liên lạc với các sinh viên Việt Nam đang học ở chính trường bạn, hay ở cùng địa phương bạn cư trú. Trong trường hợp không thực hiện được, bạn có thể liên hệ đến Hội Thanh niên Sinh viên Việt Nam tại Nhật Bản (VYSA) bằng cách truy cập vào địa chỉ vysa.jp. Sau khi đăng ký thành viên VYSA, bạn có thể đưa các câu hỏi của mình lên diễn đàn nhờ trả lời hay tìm kiếm và gửi Email đến các thành viên VYSA.
6. Đăng ký điện thoại, internet
Việc sử dụng, đăng ký thuê bao điện thoại và internet ở các trường, các địa phương khác nhau có những điểm khác nhau. Ngay khi đến Nhật, bạn có thể tạm thời sử dụng hệ thống điện thoại công cộng (mua card điện thoại) để liên lạc về gia đình và đến những nơi cần thiết ở Nhật. Một số ký túc xá sinh viên có trang bị điện thoại riêng cho bạn. Trường hợp này bạn có thể dùng mà không phải trả tiền thuê bao ban đầu. Phần lớn nhà cho thuê có đường dây nối sẵn đến phòng. Tuy nhiên, bạn cần phải mua hoặc thuê lại thuê bao của NTT. Giá phổ biến hiện tại là 30.000 yên trong khi giá chính thức qua công ty NTT là 72.000 yên. Do điện thoại di động hiện rất phổ biến, nhìn chung không cần thiết phải có thuê bao điện thoại cố định. Bạn có thể tìm mua và đăng ký mức thuê bao điện thoại di động phù hợp ngay sau khi có thẻ người nước ngoài và thẻ sinh viên. Dịch vụ điện thoại di động mang tên AU có chương trình giảm giá 50% đối với sinh viên. Điện thoại quốc tế có mức giá khác nhau tuỳ thuộc vào loại dịch vụ, bạn có thể tham khảo thông qua VYSA để biết được dịch vụ thích hợp nhất cho mình. Hầu hết các trường ở Nhật đều cho phép sinh viên sử dụng internet miễn phí, sử dụng 24/24 giờ trong ngày. Trường hợp bạn muốn sử dụng thường xuyên Internet tại nhà thì nên đăng ký dịch vụ ADSL. Các công ty cấp dịch vụ này có luôn cả dịch vụ Internet Phone với mức giá thấp hơn dịch vụ điện thoại thông thường và chất lượng khá tốt. Điều kiện là bạn phải có thuê bao điện thoại cố định.

Nguồn: Thủ tục cần làm của du học sinh khi đến Nhật Bản